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东北农业大学

关于2018年档案工作有关事项的通知-东北农业大学

各学院、部、处、办及直属单位:

为做好2018年档案工作,现将有关事项通知如下:

一、做好2018年档案工作任务的部署、落实工作

各单位要认真遵循档案工作“三纳入、四同步”的原则,做好本单位档案工作部署,将2017年文件材料的整理、编目、移交及2018年文件材料的形成、积累、收集、保管等工作任务、责任落实到人,确保2017年文件材料按时归档,确保2018年文件材料齐全完整及存放安全。

各单位兼职档案员应主动了解本单位的各项工作情况,指导相关工作人员,在每项工作完成时及时形成、收集应归档的文件材料并检查文件材料的质量和齐全完整情况,按时向档案馆移交。

二、做好2017年学校文件材料的整理、归档工作

(一)归档时限

按《东北农业大学档案管理办法》第十六条执行。除有特殊约定外, 2017年产生的应归档的各类文件材料的归档时间均不应晚于 2018年4月30日。

(二)归档范围

执行《各单位文件材料归档范围表》。

(三)电子文件归档

归档范围内的电子文件,除数码相机拍摄的照片、本科优秀论文、研究生学位论文以外,均应与纸质文件双套归档。

电子文件存档格式一般应为PDF或TIFF,数码照片格式为JPG或JPEG。

硕、博研究生学位论文电子文件由研究生学院负责收集归档,其它电子文件由产生单位归档。向档案馆归档的电子文件其副本在归档部门保管1年后方可销毁。

(四)鼓励各单位将纸质文件材料数字化后双套归档。

(五)归档流程

文件材料逐件质量检查→整理(纸质文件加盖归档标识)→信息编目→送档案馆检查、核对→打印交接文据(纸质文件填写盒内备考表)→办理档案归档交接手续(交接文据需经本单位主管领导签字)

(五)归档文件整理要求:

归档文件材料整理执行《黑龙江省〈归档文件整理规则〉实施细则》规定。

查阅有关档案法律规章、学校档案管理办法及下载交接文据等应用表格,请登录档案馆网站http://dagmh.neau.edu.cn/。咨询有关业务问题,请加入东农档案馆业务交流 QQ群,群号12698102。

三、做好人事档案材料的收集归档工作

中组部《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)要求,干部人事档案材料形成部门应在材料形成之日起一个月内将材料送交干部人事档案管理部门。请相关部门按照有关规定规范制作干部人事档案材料,按时向干部档案管理部门移交并履行移交手续。

四、做好本单位自留文件资料的保管工作

学校档案实行统一管理分级保管,除被列入学校归档范围的文件材料必需及时向档案馆移交由档案馆保管外,《教学类文件归档范围和保管期限表》附录中所列的存教务处或各学院教学类档案和未列入学校档案归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料,由各单位自行保管。各单位自行保管的这部分文件材料,也是学校档案资料的重要组成部分,在本单位工作查考和迎接各类检查工作中起着重要作用。各单位应充分重视这部分文件材料的管理工作,对其进行科学分类、明确管理责任人、建立电子目录,全面做好保管和提供利用工作,确保材料的齐全完整,保证装具充足,保管条件安全和提供利用方便。

五、做好本单位文件材料归档情况自检自查工作

学校实行各单位文件材料归档情况自检自查制度。各单位于上年度文件材料归档工作完成(学校文件材料归档时限为每年4月30日)后,对照本单位归档文件材料范围确认表和本单位的文件材料交接文据,对上一年度的文件材料归档情况进行一次自检自查。自查过程中发现有遗漏文件材料要及时补归,确保各类文件材料应归尽归。

特此通知。

档案馆

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